New member
So sánh tổng đài 1900 và 1800, số cố định và tổng đài cloud theo chi phí, trải nghiệm khách hàng, mức độ linh hoạt, khả năng mở rộng. Gợi ý chi tiết từng mô hình doanh nghiệp nên chọn tổng đài nào để tối ưu hiệu quả và chi phí.
1. Tổng quan nhanh: 1900, 1800, số cố định, tổng đài cloud là gì?
Trước khi đi vào so sánh tổng đài 1900 và 1800, cũng như so sánh với số cố định và tổng đài cloud, chúng ta cần làm rõ từng khái niệm:
Tổng đài 1900
Số dịch vụ giá trị gia tăng, khách hàng gọi vào sẽ trả cước. Doanh nghiệp thường dùng để tư vấn, hỗ trợ, cung cấp dịch vụ thu phí (tư vấn tài chính, pháp lý, giáo dục…).
Tổng đài 1800
Số hotline 1800 miễn cước cho người gọi, doanh nghiệp chịu toàn bộ chi phí cuộc gọi. Phù hợp cho dịch vụ chăm sóc khách hàng, bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật.
Số cố định (PSTN, số bàn)
Số điện thoại cố định gắn với một địa chỉ, thường do nhà mạng truyền thống cung cấp. Có thể kết nối vào hệ thống tổng đài nội bộ (PBX).
Tổng đài cloud (cloud PBX, IP PBX)
Hệ thống tổng đài chạy trên nền tảng đám mây, sử dụng Internet. Không cần đầu tư nhiều thiết bị, dễ mở rộng, linh hoạt, quản lý tập trung.
3.1. So sánh về chi phí
Đây là câu hỏi nhiều doanh nghiệp quan tâm nhất: “Nên chọn tổng đài nào để tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng?”
Tổng đài 1900
Doanh nghiệp chịu phí duy trì đầu số và hệ thống tổng đài.
Khách hàng trả cước khi gọi.
Phù hợp khi bạn cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng, tư vấn chuyên sâu (có thể chia sẻ doanh thu cước).
Tổng đài 1800
Doanh nghiệp chịu toàn bộ cước gọi vào.
Chi phí có thể tăng cao nếu lưu lượng lớn, nhưng đổi lại là trải nghiệm khách hàng rất tốt (gọi miễn phí).
Phù hợp với DN coi chăm sóc khách hàng là ưu tiên số 1.
Số cố định + tổng đài vật lý (on-premise PBX)
Cần đầu tư ban đầu cho tổng đài, thiết bị, đi dây, lắp đặt.
Chi phí cước gọi nội mạng/ngoại mạng như bình thường.
Phù hợp nếu DN đã có sẵn hạ tầng và không muốn trả phí thuê bao cloud hàng tháng.
Tổng đài cloud
Trả phí thuê bao theo tháng/năm, ít hoặc không tốn chi phí thiết bị ban đầu.
Linh hoạt: tăng/giảm số máy, tính theo nhu cầu thực tế.
Đối với doanh nghiệp hiện đại, bài toán “tổng đài 1900 hay tổng đài cloud” nhiều khi nghiêng về cloud, sau đó gắn số 1900/1800 vào cloud để tận dụng cả hai.
3.2. Trải nghiệm khách hàng
Khi phân vân tổng đài 1900 hay tổng đài cloud, đừng chỉ nhìn chi phí, mà hãy cân nhắc trải nghiệm khách hàng.
1900
Dễ nhớ, dễ branding.
Nhưng khách phải trả tiền, nên phù hợp hơn với dịch vụ tư vấn, thông tin, hỗ trợ chuyên sâu.
1800
Trải nghiệm rất tốt: khách hàng gọi miễn phí.
Thích hợp làm hotline chăm sóc khách hàng, bảo hành, hỗ trợ sau bán.
Số cố định
Khách quen nhưng khó ghi nhớ, nhất là dài và không có “ý nghĩa” gì.
Đối với CSKH toàn quốc, số cố định ít “đã” bằng 1800/1900.
Tổng đài cloud
Bản thân cloud là nền tảng, không phải đầu số.
Nhưng khi kết hợp số đẹp (1800, 1900) với hệ cloud, bạn có:
IVR chuyên nghiệp, ghi âm, báo cáo chi tiết
Kết nối đa kênh (chat, email, social…)
Pop-up thông tin khách hàng, giúp trải nghiệm mượt mà hơn.
3.3. Mức độ linh hoạt trong vận hành
1900 & 1800 (truyền thống)
Cấu hình thường phải thông qua nhà cung cấp.
Mức độ linh hoạt phụ thuộc vào giải pháp tổng đài phía sau (vật lý hay cloud).
Số cố định + PBX truyền thống
Gắn với vị trí địa lý, khó chuyển đổi khi DN mở chi nhánh mới hoặc cho nhân viên làm việc từ xa.
Thay đổi kịch bản, mở rộng tính năng thường phải nhờ kỹ thuật đến tận nơi.
Tổng đài cloud
Cực kỳ linh hoạt: truy cập qua Internet, làm việc ở nhà, đi công tác vẫn nghe/gọi như tại văn phòng.
Dễ dàng thêm mới máy lẻ, phân nhóm, đổi kịch bản, tạo chiến dịch… thông qua giao diện web.
Đây là lý do nhiều doanh nghiệp hiện đại khi hỏi “nên chọn tổng đài nào” thường được khuyên dùng cloud làm nền tảng.
3.4. Khả năng mở rộng
1900 & 1800
Mở rộng được về mặt lưu lượng, số kênh, nhân sự nhận cuộc gọi.
Tuy nhiên việc mở rộng phụ thuộc khá nhiều vào hệ thống tổng đài phía sau (on-premise hay cloud).
Số cố định + PBX truyền thống
Khi DN tăng số lượng nhân viên hoặc chi nhánh, việc mở rộng sẽ tốn chi phí phần cứng và thi công.
Giới hạn bởi hạ tầng vật lý (cổng, card, dây…).
Tổng đài cloud
Thiết kế để mở rộng: chỉ cần mua thêm license/máy lẻ hoặc nâng gói là xong.
Phù hợp cho doanh nghiệp có tốc độ tăng trưởng nhanh, mở nhiều chi nhánh, hoặc có đội ngũ làm việc phân tán.
4. Kết luận: Tổng đài 1900 hay tổng đài cloud – nên chọn tổng đài nào?
Nếu phải trả lời ngắn gọn cho câu hỏi “tổng đài 1900 hay tổng đài cloud, nên chọn tổng đài nào?” thì:
1900/1800 là loại đầu số – tập trung vào cách khách hàng gọi vào bạn.
Cloud là nền tảng hệ thống – quyết định bạn vận hành, quản lý, mở rộng như thế nào.
Giải pháp tối ưu cho đa số doanh nghiệp hiện nay là:
Dùng tổng đài cloud làm “xương sống” để đảm bảo linh hoạt và khả năng mở rộng.
Tùy chiến lược mà gắn thêm số 1800 (nâng trải nghiệm CSKH) hoặc số 1900 (dịch vụ giá trị gia tăng, tư vấn trả phí).
Khi hiểu rõ sự khác biệt và so sánh tổng đài 1900 và 1800 cũng như với số cố định và cloud, bạn sẽ dễ dàng quyết định nên chọn tổng đài nào phù hợp nhất với mô hình kinh doanh, ngân sách và mục tiêu chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp mình.
1. Tổng quan nhanh: 1900, 1800, số cố định, tổng đài cloud là gì?
Trước khi đi vào so sánh tổng đài 1900 và 1800, cũng như so sánh với số cố định và tổng đài cloud, chúng ta cần làm rõ từng khái niệm:
Tổng đài 1900
Số dịch vụ giá trị gia tăng, khách hàng gọi vào sẽ trả cước. Doanh nghiệp thường dùng để tư vấn, hỗ trợ, cung cấp dịch vụ thu phí (tư vấn tài chính, pháp lý, giáo dục…).
Tổng đài 1800
Số hotline 1800 miễn cước cho người gọi, doanh nghiệp chịu toàn bộ chi phí cuộc gọi. Phù hợp cho dịch vụ chăm sóc khách hàng, bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật.
Số cố định (PSTN, số bàn)
Số điện thoại cố định gắn với một địa chỉ, thường do nhà mạng truyền thống cung cấp. Có thể kết nối vào hệ thống tổng đài nội bộ (PBX).
Tổng đài cloud (cloud PBX, IP PBX)
Hệ thống tổng đài chạy trên nền tảng đám mây, sử dụng Internet. Không cần đầu tư nhiều thiết bị, dễ mở rộng, linh hoạt, quản lý tập trung.
3.1. So sánh về chi phí
Đây là câu hỏi nhiều doanh nghiệp quan tâm nhất: “Nên chọn tổng đài nào để tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng?”
Tổng đài 1900
Doanh nghiệp chịu phí duy trì đầu số và hệ thống tổng đài.
Khách hàng trả cước khi gọi.
Phù hợp khi bạn cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng, tư vấn chuyên sâu (có thể chia sẻ doanh thu cước).
Tổng đài 1800
Doanh nghiệp chịu toàn bộ cước gọi vào.
Chi phí có thể tăng cao nếu lưu lượng lớn, nhưng đổi lại là trải nghiệm khách hàng rất tốt (gọi miễn phí).
Phù hợp với DN coi chăm sóc khách hàng là ưu tiên số 1.
Số cố định + tổng đài vật lý (on-premise PBX)
Cần đầu tư ban đầu cho tổng đài, thiết bị, đi dây, lắp đặt.
Chi phí cước gọi nội mạng/ngoại mạng như bình thường.
Phù hợp nếu DN đã có sẵn hạ tầng và không muốn trả phí thuê bao cloud hàng tháng.
Tổng đài cloud
Trả phí thuê bao theo tháng/năm, ít hoặc không tốn chi phí thiết bị ban đầu.
Linh hoạt: tăng/giảm số máy, tính theo nhu cầu thực tế.
Đối với doanh nghiệp hiện đại, bài toán “tổng đài 1900 hay tổng đài cloud” nhiều khi nghiêng về cloud, sau đó gắn số 1900/1800 vào cloud để tận dụng cả hai.
3.2. Trải nghiệm khách hàng
Khi phân vân tổng đài 1900 hay tổng đài cloud, đừng chỉ nhìn chi phí, mà hãy cân nhắc trải nghiệm khách hàng.
1900
Dễ nhớ, dễ branding.
Nhưng khách phải trả tiền, nên phù hợp hơn với dịch vụ tư vấn, thông tin, hỗ trợ chuyên sâu.
1800
Trải nghiệm rất tốt: khách hàng gọi miễn phí.
Thích hợp làm hotline chăm sóc khách hàng, bảo hành, hỗ trợ sau bán.
Số cố định
Khách quen nhưng khó ghi nhớ, nhất là dài và không có “ý nghĩa” gì.
Đối với CSKH toàn quốc, số cố định ít “đã” bằng 1800/1900.
Tổng đài cloud
Bản thân cloud là nền tảng, không phải đầu số.
Nhưng khi kết hợp số đẹp (1800, 1900) với hệ cloud, bạn có:
IVR chuyên nghiệp, ghi âm, báo cáo chi tiết
Kết nối đa kênh (chat, email, social…)
Pop-up thông tin khách hàng, giúp trải nghiệm mượt mà hơn.
3.3. Mức độ linh hoạt trong vận hành
1900 & 1800 (truyền thống)
Cấu hình thường phải thông qua nhà cung cấp.
Mức độ linh hoạt phụ thuộc vào giải pháp tổng đài phía sau (vật lý hay cloud).
Số cố định + PBX truyền thống
Gắn với vị trí địa lý, khó chuyển đổi khi DN mở chi nhánh mới hoặc cho nhân viên làm việc từ xa.
Thay đổi kịch bản, mở rộng tính năng thường phải nhờ kỹ thuật đến tận nơi.
Tổng đài cloud
Cực kỳ linh hoạt: truy cập qua Internet, làm việc ở nhà, đi công tác vẫn nghe/gọi như tại văn phòng.
Dễ dàng thêm mới máy lẻ, phân nhóm, đổi kịch bản, tạo chiến dịch… thông qua giao diện web.
Đây là lý do nhiều doanh nghiệp hiện đại khi hỏi “nên chọn tổng đài nào” thường được khuyên dùng cloud làm nền tảng.
3.4. Khả năng mở rộng
1900 & 1800
Mở rộng được về mặt lưu lượng, số kênh, nhân sự nhận cuộc gọi.
Tuy nhiên việc mở rộng phụ thuộc khá nhiều vào hệ thống tổng đài phía sau (on-premise hay cloud).
Số cố định + PBX truyền thống
Khi DN tăng số lượng nhân viên hoặc chi nhánh, việc mở rộng sẽ tốn chi phí phần cứng và thi công.
Giới hạn bởi hạ tầng vật lý (cổng, card, dây…).
Tổng đài cloud
Thiết kế để mở rộng: chỉ cần mua thêm license/máy lẻ hoặc nâng gói là xong.
Phù hợp cho doanh nghiệp có tốc độ tăng trưởng nhanh, mở nhiều chi nhánh, hoặc có đội ngũ làm việc phân tán.
4. Kết luận: Tổng đài 1900 hay tổng đài cloud – nên chọn tổng đài nào?
Nếu phải trả lời ngắn gọn cho câu hỏi “tổng đài 1900 hay tổng đài cloud, nên chọn tổng đài nào?” thì:
1900/1800 là loại đầu số – tập trung vào cách khách hàng gọi vào bạn.
Cloud là nền tảng hệ thống – quyết định bạn vận hành, quản lý, mở rộng như thế nào.
Giải pháp tối ưu cho đa số doanh nghiệp hiện nay là:
Dùng tổng đài cloud làm “xương sống” để đảm bảo linh hoạt và khả năng mở rộng.
Tùy chiến lược mà gắn thêm số 1800 (nâng trải nghiệm CSKH) hoặc số 1900 (dịch vụ giá trị gia tăng, tư vấn trả phí).
Khi hiểu rõ sự khác biệt và so sánh tổng đài 1900 và 1800 cũng như với số cố định và cloud, bạn sẽ dễ dàng quyết định nên chọn tổng đài nào phù hợp nhất với mô hình kinh doanh, ngân sách và mục tiêu chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp mình.